Historische SMBl. NRW.
Aufgehoben d. RdErl. v. 19.11.2010 (MBl. NRW. 2010 S. 847).
Historisch:
Richtlinien für die dienstliche Beurteilung zur Vorbereitung von Personalmaßnahmen, insbesondere Beförderungsentscheidungen RdErl. d. Innenministeriums v. 20. 12. 2001
Richtlinien
für die dienstliche Beurteilung
zur Vorbereitung von Personalmaßnahmen,
insbesondere Beförderungsentscheidungen
RdErl. d. Innenministeriums v. 20. 12. 2001
Aufgrund von §104 Abs. l des Beamtengesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen (LBG)in der Fassung der Bekanntmachung vom 1. Mai 1981 (GV. NRW. S. 234), zuletzt geändert durch Gesetz vom 12. Dezember 2000 (GV. NRW. S. 746)- SGV. NRW. 2030 -, werden für die beamteten Beschäftigten folgende Richtlinien für die dienstliche Beurteilung zur Vorbereitung von Personalmaßnahmen, insbesondere Beförderungsentscheidungen (BRL), erlassen:
1
Dienstliche Beurteilung
1.1
Dienstliche Beurteilungen sollen es den Dienstvorgesetzten ermöglichen,
Entscheidungen über die Beförderung von beamteten Beschäftigten am Grundsatz
der Bestenauslese auszurichten. Dazu sind die Leistungen abgestuft und
untereinander vergleichbar zu bewerten sowie die Ausprägung relevanter
Befähigungen festzustellen. Dienstliche Beurteilungen zielen auf eine Entscheidung
über die Beförderungseignung, die auf der Grundlage von Leistung und Befähigung
und mit Blick auf die Anforderungen des nächsthöheren Amtes zu treffen ist.
Daneben dienen dienstliche Beurteilungen der Vorbereitung sonstiger
Personalmaßnahmen, etwa durch die Feststellung der Bewährung in Probezeiten
oder als Erkenntnisquelle für Entscheidungen über sachgerechte Verwendungen.
Die Erstellung dienstlicher Beurteilungen erfordert von den Vorgesetzten
Verantwortungsbewusstsein, Unvoreingenommenheit und Gewissenhaftigkeit. Die
darüber hinausgehende dauernde Aufgabe aller Vorgesetzten, mit ihren
Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Fragen der Leistung und der Zusammenarbeit,
von Arbeitszielen und -ergebnissen zu erörtern, kann sich nicht in der
Erstellung dienstlicher Beurteilungen erschöpfen. Dazu sind das Mitarbeiter-
und das Zielvereinbarungsgespräch sowie andere geeignete Gesprächsformen zu
wählen.
1.2
Im Interesse der Lesbarkeit und damit der Verständlichkeit dieser Richtlinien
wird nur eine Sprachform verwandt. Darüber soll das gesetzliche Ziel der
Gleichstellung von Frauen und Männern in der Rechtssprache (§4 LGG)jedoch nicht
vernachlässigt werden. Folglich wird in diesen Richtlinien durchgängig nur die
weibliche Sprachform genutzt. Somit erfasst die eine Sprachform - wie an
anderer Stelle auch - die jeweils andere mit.
2
Anwendungsbereich
2.1
Diese Richtlinien gelten für die Beamtinnen im Innenministerium und in seinem
Geschäftsbereich.
2.2
Ausgenommen sind:
- Professorinnen sowie Dozentinnen i. S. des §199 LBG an der Fachhochschule für
öffentliche Verwaltung Nordrhein-Westfalen,
- Polizeivollzugsbeamtinnen, soweit sie nicht dem Innenministerium angehören,
- Verwaltungsbeamtinnen und Beamtinnen besonderer Fachrichtungen der
Polizeipräsidien und -einrichtungen und des Landeskriminalamtes.
3
Regelbeurteilung
3.1
Beamtinnen sind alle drei Jahre zu einem Stichtag zu beurteilen
(Regelbeurteilung). Die Beurteilung erfolgt auf einem Formblatt gemäß Anlage
1.
3.2
Von der Regelbeurteilung ausgenommen sind:
- Beamtinnen des einfachen Dienstes,
- Beamtinnen auf Widerruf im Vorbereitungsdienst,
- Beamtinnen, die im Beamtenverhältnis auf Probe eine Probezeit abzuleisten
haben,
- Beamtinnen (einschließlich der Aufstiegsbeamtinnen), die sich im Eingangsamt
ihrer Laufbahn befinden und in diesem Amt noch nicht beurteilt wurden,
- Ehrenbeamtinnen,
- Beamtinnen, die das 57. Lebensjahr, bzw. Polizeivollzugsbeamtinnen, die das
55. Lebensjahr vollendet haben, soweit sie nicht eine Beurteilung
beantragen,
- Beamtinnen von Besoldungsgruppe B 4 an aufwärts,
- Beamtinnen, die sich in einem Amt der Besoldungsgruppe A 9 Z oder A 13 gD
befinden,
- Beamtinnen, die eine Führungsposition auf Zeit (§25 b LBG)innehaben,
- Beamtinnen, die am Beurteilungsstichtag weniger als zwölf Monate im
Zuständigkeitsbereich einer zur Schlusszeichnung Befugten Dienst geleistet
haben.
3.3
Bei Beamtinnen, die innerhalb des dem Regelbeurteilungsstichtag vorausgehenden
Jahres im Zuständigkeitsbereich einer zur Schlusszeichnung Befugten den Dienst
aufgenommen haben, ist eine Nachbeurteilung (Nr. 4.4) zu fertigen, jedoch nicht
vor Ablauf eines Jahres nach Dienstaufnahme.
3.4
Beurteilungen, die zum vorgesehenen Beurteilungsstichtag nicht zweckmäßig sind
(z. B. schwebendes Disziplinarverfahren), können zurückgestellt werden. Auf
Antrag sollen sie zurückgestellt werden. Nach Fortfall des Hemmnisses sind die
betroffenen Beamtinnen unverzüglich nachzubeurteilen; Nummern 4.4.2 und 4.4.3
sind nicht anzuwenden.
3.5
Beamtinnen, die innerhalb des letzten Jahres vor dem Beurteilungsstichtag gemäß
Nummer 4.2 oder 4.3.2.2 dienstlich beurteilt wurden, sind nachzubeurteilen (Nr.
4.4), jedoch nicht vor Ablauf eines Jahres seit ihrer letzten Beurteilung.
3.6
Liegen zum Beurteilungsstichtag gesicherte Erkenntnisse darüber vor, dass im
Zuständigkeitsbereich einer zur Schlusszeichnung Befugten für eine bestimmte
Vergleichsgruppe im mittleren und gehobenen Dienst keine
Beförderungsmöglichkeiten bestehen, kann dieser Personenkreis von der
Regelbeurteilung ausgenommen werden.
Von dieser Möglichkeit darf nicht an zwei aufeinander folgenden
Regelbeurteilungsstichtagen Gebrauch gemacht werden. Ergeben sich nach dem
Beurteilungsstichtag nicht vorhersehbare Beförderungsmöglichkeiten für den nach
Satz 1 betroffenen Personenkreis, ist dieser unverzüglich nachzubeurteilen; Nr.
4.4.2 findet keine Anwendung.
4
Sonstige Beurteilungen
Neben Regelbeurteilungen dürfen Beurteilungen nur in den nachstehend genannten
Fällen (sonstige Beurteilungen)gefertigt werden.
4.1
Beurteilungen während der laufbahnrechtlichen Probezeit
4.1.1
Beamtinnen auf Probe sind rechtzeitig vor Ablauf der allgemeinen oder im
Einzelfall festgesetzten Probezeit zu beurteilen, sofern nicht wegen einer
vorgezogenen Anstellung eine Beurteilung nach Nummer 4.2 vorliegt, deren
Gesamtnote mindestens auf "3 Punkte "lautet. Kann die Bewährung
während der Probezeit in dieser Beurteilung noch nicht abschließend beurteilt
werden, ist die Beamtin rechtzeitig vor Ablauf der verlängerten Probezeit
erneut zu beurteilen. Kommt nach dem Ergebnis der Laufbahnprüfung eine
Verkürzung der Probezeit in Betracht, kann die Beamtin schon drei Monate vor
dem hiernach möglichen Ende der Probezeit beurteilt werden.
4.1.2
Bei Beurteilungen während der Probezeit tritt an die Stelle der Gesamtbewertung
(Nr. 8)eine Beurteilung, ob sich die Beamtin während der Probezeit bewährt,
besonders bewährt oder nicht bewährt hat. Kann die Bewährung noch nicht
abschließend beurteilt werden, so ist dies zu vermerken.
4.2
Beurteilungen im Eingangsamt der Laufbahn
Beamtinnen (einschließlich Aufstiegsbeamtinnen) sind 9 Monate nach vorgezogener
Anstellung, nach Ablauf der allgemeinen oder im Einzelfall festgesetzten
Probezeit bzw. nach Übertragung des Eingangsamtes der (neuen) Laufbahn zu
beurteilen (Beurteilungsstichtag). Nummer 4.3.1 gilt entsprechend.
4.3
Beurteilungen aus besonderem Anlass
4.3.1
Eine Beurteilung aus besonderem Anlass vergleicht die zu beurteilende Beamtin
mit den übrigen Beamtinnen der Vergleichsgruppe, der sie bei einer
Regelbeurteilung zugeordnet worden wären, wenn sie schon zum Stichtag der
Regelbeurteilung Angehörige der Vergleichsgruppe gewesen wäre.
4.3.2
Neben den Beurteilungen nach Nummern 3, 4.1 und 4.2 kommen Beurteilungen beim
Wechsel der Dienstbehörde (Versetzung)oder aus sonstigem besonderen Anlass in
Betracht. Ob eine Beurteilung zu erfolgen hat, bestimmt die für die vorgesehene
beamtenrechtliche Entscheidung zuständige Behörde nach Maßgabe der folgenden
Grundsätze:
4.3.2.1
Bei Versetzungen gilt die letzte Regelbeurteilung als Versetzungsbeurteilung,
soweit diese im Zeitpunkt der Versetzung nicht länger als 18 Monate
zurückliegt. Andernfalls ist die letzte Regelbeurteilung um eine Feststellung
zu ergänzen, ob sich zwischenzeitlich Abweichungen von den Bewertungen dieser
Regelbeurteilung ergeben haben. Die Feststellung erfolgt auf einem Formblatt
gemäß Anlage 2.
Als Versetzungsbeurteilung gilt auch eine sonstige Beurteilung (Nrn. 4.2,
4.3.2.2, 4.4), soweit diese im fraglichen Zeitpunkt nicht länger als 18 Monate
zurückliegt. Andernfalls ist eine eigene Versetzungsbeurteilung auf einem
Formblatt gemäß Anlage 1 zu erstellen. Nummer 3.3 bleibt unberührt.
4.3.2.2
Vor Entscheidungen über eine Beförderung soll eine Beurteilung erstellt werden,
wenn die Beamtin nach der letzten Beurteilung befördert worden ist (verbrauchte
Beurteilung)und sie eine Beurteilung wünscht.
4.3.2.3
Bei Beamtinnen,
- die aus Altersgründen nicht mehr der Regelbeurteilung unterliegen, ist vor
Entscheidungen über eine Beförderung,
- die wegen ihrer Zugehörigkeit zu einem Amt der Besoldungsgruppe A 9 Z oder A
13 gD (Nr. 3.2)nicht mehr der Regelbeurteilung unterliegen oder die nach Nr.
3.6 von der Regelbeurteilung ausgenommen worden sind, ist vor Entscheidungen
über die Zulassung zum Aufstieg oder über den Aufstieg eine Beurteilung zu
erstellen.
4.3.2.4
Beamtinnen, deren Beurlaubung oder volle Freistellung voraussichtlich an dem
Beginn der Beurlaubung oder vollen Freistellung folgenden
Regelbeurteilungsstichtag oder dem Beurteilungsstichtag gemäß Nr. 4.2 noch andauert,
sind mit Beginn der Beurlaubung oder vollen Freistellung zu beurteilen, wenn
sie seit ihrer letzten Beurteilung wenigstens 18 Monate Dienst geleistet haben.
4.4
Nachbeurteilung
4.4.1
Für Nachbeurteilungen gelten die für Regelbeurteilungen maßgeblichen
Vorschriften entsprechend.
4.4.2
Nachbeurteilungen sollen zu festen Terminen erfolgen, deren letzter jedoch
mindestens ein Jahr vor dem nächsten Regelbeurteilungsstichtag (Nr. 3.1)liegen
muss.
4.4.3
Eine Nachbeurteilung ist dann nicht erforderlich, wenn feststeht, dass eine
beurteilungsabhängige Personalmaßnahme vor der nächsten Regelbeurteilung aus
Rechtsgründen nicht möglich ist.
4.5
Beurteilung während der Probezeit gemäß §25 a LBG
Bei Beamtinnen, denen gemäß §25 a LBG ein Amt mit leitender Funktion auf Probe
übertragen worden ist, ist rechtzeitig vor Ablauf der Probezeit zu beurteilen,
ob sie sich in der Probezeit hinsichtlich ihrer Eignung für die
Führungsposition bewährt oder nicht bewährt haben. Die Beurteilung erfolgt als
vereinfachte Beurteilung auf einem Formblatt gemäß Anlage 3.
5
Aufgabenbeschreibung
Grundlage der Leistungsbeurteilung (Nr. 6)ist eine Aufgabenbeschreibung. Die
Aufgabenbeschreibung soll die den Aufgabenbereich im Beurteilungszeitraum
prägenden Aufgaben sowie übertragene Sonderaufgaben von besonderem Gewicht
aufführen. Die Beamtin ist an der Zusammenstellung zu beteiligen.
Die Aufgabenbeschreibung soll den besonderen Bezug zu den zu beurteilenden
Leistungsmerkmalen erkennen lassen. Es sollen in der Regel nicht mehr als fünf Aufgaben
benannt werden. Arbeitsplatzbeschreibungen und Geschäftsverteilungspläne können
zugrunde gelegt werden. Werturteile über die zu Beurteilende oder Angaben über
die zur Aufgabenerfüllung für notwendig erachteten Qualifikationen oder
Kenntnisse gehören nicht in die Aufgabenbeschreibung.
6
Leistungsbeurteilung
6.1
Inhalt der Leistungsbeurteilung
Mit der Leistungsbeurteilung werden die Arbeitsergebnisse bewertet.
6.2
Leistungsmerkmale
Die dienstlichen Leistungen sind nach den Leistungsmerkmalen
- Arbeitsweise,
- Arbeitsorganisation,
- Arbeitseinsatz,
- Arbeitsgüte,
- Arbeitserfolg,
- Soziale Kompetenz,
- Führungsverhalten
zu bewerten.
Sind keine Führungsaufgaben übertragen, ist das Leistungsmerkmal
Führungsverhalten im Formblatt zu streichen.
6.3
Beurteilungsmaßstab und Bewertung
Die Bewertung der dienstlichen Leistungen der Beamtinnen, die nach Nr. 6.3.4
untereinander verglichen werden, erfolgt auf der Grundlage eines einheitlichen
Beurteilungsmaßstabs (Nr. 12.4). Er ist an den Anforderungen des
statusrechtlichen Amtes zu orientieren.
6.3.1
Bewertung der Leistungsmerkmale
Für die Bewertung der Leistungsmerkmale sind folgende Punktwerte zu verwenden:
Entspricht nicht den Anforderungen 1 Punkt,
entspricht im allgemeinen den Anforderungen 2 Punkte,
entspricht voll den Anforderungen 3 Punkte,
übertrifft die Anforderungen 4 Punkte,
übertrifft die Anforderungen in besonderem Maße 5 Punkte.
Zwischenbewertungen sind nicht zulässig.
Für jedes Merkmal ist zu prüfen, inwieweit die Beamtin im Beurteilungszeitraum
den Anforderungen des im Zeitpunkt des Beurteilungsstichtages übertragenen
(statusrechtlichen) Amtes unter Berücksichtigung der in der
Aufgabenbeschreibung aufgeführten Aufgaben entsprochen hat. Das Ergebnis ist
nach dem Beurteilungsmaßstab in Punkten zu bewerten.
Um eine aussagefähige Beurteilung zu erreichen, sind die Leistungsmerkmale
differenziert unter umfassender Nutzung der Punktwerteskala zu bewerten.
6.3.2
Bildung der Gesamtnote
Die Gesamtnote ist aus der Bewertung der Leistungsmerkmale unter Würdigung
ihrer Gewichtung und des Gesamtbildes der Leistungen zu bilden und in Punkten
festzusetzen. Wegen der unterschiedlichen Gewichtung der Leistungsmerkmale kann
der Punktwert kein arithmetisches Mittel aus den Bewertungen der einzelnen
Leistungsmerkmale sein.
6.3.3
Richtsatzorientierung
Um die Einheitlichkeit bei der Anwendung des Beurteilungsmaßstabs
sicherzustellen, sollen bei Regelbeurteilungen bei der Festlegung der
Gesamtnote durch diejenige, die zur Schlusszeichnung (Nr. 12.1)befugt ist, als
Orientierungsrahmen Richtsätze (Obergrenzen)berücksichtigt werden. Die
Richtsätze geben nur Anhaltspunkte für eine vor allem auch im Quervergleich
möglichst gerechte Benotung; sie dürfen im Einzelfall die Zuordnung der jeweils
zutreffenden Gesamtnote nicht verhindern.
Es gelten folgende Richtsätze:
Gesamtnote: 5 Punkte 10 v. H.
Gesamtnote: 4 Punkte 20 v. H.
Die Vomhundertsätze beziehen sich auf die Gesamtzahl der zu beurteilenden
Beamtinnen derselben Vergleichsgruppe im Bereich einer zur Schlusszeichnung
Befugten.
6.3.4
Vergleichsgruppenbildung
Eine Vergleichsgruppe muss mindestens 30 Personen umfassen. Wird diese Zahl
nicht erreicht, soll bei der Festlegung der Gesamtbewertung eine
Differenzierung angestrebt werden, die sich an diesen Orientierungsrahmen
anlehnt.
Die Bildung der Vergleichsgruppen obliegt dem Innenministerium nach Maßgabe
folgender Grundsätze:
- in erster Linie sollen Beamtinnen derselben Laufbahn und derselben
Besoldungsgruppe eine Vergleichsgruppe bilden;
- stehen nach dem Stellenplan Beamtinnen verschiedener Laufbahnen zueinander in
Konkurrenz, können auch Beamtinnen derselben Besoldungsgruppe eine
Vergleichsgruppe bilden;
- in Fällen, in denen die Wahrnehmung einer bestimmten Funktion im Vordergrund
steht (z. B. Leiterin von Behörden/Einrichtungen/Landesbetrieben,
Abteilungsleiterin bei nachgeordneten Behörden, Referatsleiterin, Referentin,
Hauptdezernentin/Dezernentin), können auch Angehörige derselben Funktionsebene
eine Vergleichsgruppe bilden.
6.3.4.1
Die Zuordnung einer Beamtin zu einer Vergleichsgruppe erfolgt unabhängig von
der Zeitdauer der Zugehörigkeit zu dem festgelegten Personenkreis.
6.3.4.2
Beamtinnen, die an der Regelbeurteilung nicht teilnehmen, sind bei der Bildung
der Vergleichsgruppen nicht mitzuzählen.
7
Befähigungsbeurteilung
7.1
Inhalt der Befähigungsbeurteilung
In der Befähigungsbeurteilung werden die im dienstlichen Umgang gezeigten
Fähigkeiten und Fachkenntnisse dargestellt und beurteilt, die für die weitere
dienstliche Verwendung und berufliche Entwicklung von Bedeutung sind.
7.2
Ausprägungsgrade
Die Befähigungsmerkmale sind nach den Ausprägungsgraden
- weniger ausgeprägt
- erkennbar ausgeprägt
- deutlich ausgeprägt
- stark ausgeprägt
zu bewerten. Befähigungsmerkmale, die nicht beobachtet werden können, sind im
Formblatt zu streichen.
8
Feststellung der Beförderungseignung und Gesamtbewertung
Die Gesamtbewertung besteht aus der Gesamtnote sowie einer Entscheidung über
die Zuerkennung und den Grad der Beförderungseignung. Diese Entscheidung ist
aufgrund des Gesamtbildes von Leistungs- und Befähigungsbeurteilung und im
Hinblick auf die Anforderungen des nächsthöheren Amtes zu treffen.
8.1
Der Grad der Beförderungseignung bemisst sich nach folgenden Stufen:
- "besonders geeignet ",
- "gut geeignet ",
- "geeignet ".
8.2
Die Beförderungseignung ist zuzuerkennen
- mit dem Grad "besonders geeignet "oder "gut geeignet ",
wenn die Leistungsbeurteilung mit der Gesamtnote "5 Punkte
"abschließt,
- mit dem Grad "gut geeignet "oder "geeignet ", wenn die
Leistungsbeurteilung mit der Gesamtnote "4 Punkte "
abschließt.
8.3
Die Beförderungseignung kann mit dem Grad "geeignet "zuerkannt
werden, wenn die Leistungsbeurteilung mit der Gesamtnote"3 Punkte
"abschließt.
8.4
Die Entscheidung über die Zuerkennung und den Grad der Beförderungseignung ist
in der Gesamtbewertung (Nr. 12.6.1)wie folgt zu dokumentieren:
- mit dem Votum: "Für eine Beförderung besonders geeignet "oder
"Für eine Beförderung gut geeignet ", wenn die Leistungsbeurteilung
mit der Gesamtnote "5 Punkte "abschließt,
- mit dem Votum: "Für eine Beförderung gut geeignet " oder "Für
eine Beförderung geeignet ", wenn die Leistungsbeurteilung mit der
Gesamtnote "4 Punkte "abschließt,
- mit dem Votum: "Für eine Beförderung geeignet ", wenn die
Leistungsbeurteilung mit der Gesamtnote "3 Punkte "abschließt und die
Beförderungseignung zuerkannt werden soll,
- durch Unterlassen des Votums, wenn die Leistungsbeurteilung mit der
Gesamtnote "3 Punkte "abschließt und die Beförderungseignung nicht
zuerkannt werden soll.
Für den Vorschlag einer Entscheidung über die Zuerkennung und den Grad der Beförderungseignung durch die höhere Vorgesetzte und die Beurteilerin, deren Beurteilungsvorschlag unmittelbar der Endbeurteilerin zuzuleiten ist (Nr. 12.5.2), gilt dies entsprechend.
9
Besondere Fachkenntnisse und Fähigkeiten
Fachkenntnisse und Fähigkeiten, die über die für den Arbeitsplatz geforderte
Vor- und Ausbildung hinausgehen, sind, soweit sie am Arbeitsplatz beobachtet
werden können, darzustellen. Im Übrigen werden sie als eigene Angaben der
Beamtin auf Wunsch in die Beurteilung aufgenommen, sofern sie für die weitere
dienstliche Verwendung und berufliche Entwicklung von Bedeutung sein können.
10
Besondere Tätigkeiten und künftige Verwendungen
Die Teilnahme an Lehrgängen, insbesondere an Fortbildungslehrgängen, der Erwerb
von Leistungszeugnissen während des Beurteilungszeitraumes, die Leitung einer
Arbeitsgemeinschaft, eine Dozenten-, Prüfer- oder Ausbildungstätigkeit oder -
soweit die Beamtin nicht widerspricht - die Tätigkeiten als Angehörige eines
Personalrates oder einer Schwerbehindertenvertretung oder als soziale
Ansprechpartnerin sind ohne Bewertung anzugeben.
Verwendungswünsche der Beamtin oder ein Vorschlag der Beurteilerin, in welchen anderen Arbeitsbereichen die Beamtin eingesetzt werden könnte, sind zu vermerken.
11
Körperliche Befähigung
Hinweise zur körperlichen Befähigung sind nur ausnahmsweise und im Einvernehmen
mit der Beamtin zu geben, soweit sie sich auf Sachverhalte beziehen, die
beobachtet werden und für die Verwendung bedeutsam sein können.
12
Beurteilungsverfahren
12.1
Endbeurteilerin
12.1.1
Die Beurteilung obliegt der Leiterin der Behörde, der Einrichtung oder des
Landesbetriebes, bei der oder dem die zu beurteilende Beamtin beschäftigt ist,
soweit nachstehend nichts anderes geregelt ist. Sie wird dabei von den
Vorgesetzten der Beamtin beraten.
12.1.2
Die Leiterin der Behörde, der Einrichtung oder des Landesbetriebes kann bei
Beurteilungen im einfachen, mittleren oder gehobenen Dienst allgemein eine
Vorgesetzte, die nicht den Beurteilungsvorschlag (Nr. 12.5) erstellt hat, mit
der Beurteilung (Nr. 12.6)beauftragen, sofern der Vorgesetzten eine ausreichend
große Zahl von zu Beurteilenden unterstellt ist, um die Vergleichbarkeit der
Beurteilung zu gewährleisten.
12.1.3
Durch ergänzende Regelungen (Nr. 15)kann das Innenministerium vorsehen, dass
die Leiterin der Aufsichtsbehörde oder eine beauftragte Angehörige der
Aufsichtsbehörde für die Beurteilung (Nr. 12.6)zuständig ist, wenn dies zur
besseren Bildung von Vergleichsgruppen geboten erscheint.
12.2
Beurteilerin
12.2.1
Die Endbeurteilerin bestimmt eine Vorgesetzte der Beamtin zur Beurteilerin.
Diese muss in der Lage sein, sich aus eigener Anschauung ein Urteil über die
Beamtin zu bilden; einzelne Arbeitskontakte oder kurzfristige Einblicke in die
Arbeit reichen hierfür nicht aus. Die Beurteilerin erstellt einen
Beurteilungsvorschlag.
12.2.2
Für Leiterinnen von Behörden, Einrichtungen oder Landesbetrieben kann der
Beurteilungsvorschlag durch von der Aufsichtsbehörde beauftragte Vorgesetzte
erstellt werden, die die in Nummer 12.2.1 genannten Voraussetzungen erfüllen.
12.3
Beurteilungsgespräch
12.3.1
Zu Beginn des Beurteilungsverfahrens führt die Beurteilerin mit der Beamtin ein
Beurteilungsgespräch. Die Endbeurteilerin bestimmt unter Berücksichtigung der
vorgesehenen Beurteilungsstichtage den Zeitpunkt, bis zu dem die
Beurteilungsgespräche geführt sein müssen.
12.3.1.1
Liegen hinreichende Anhaltspunkte dafür vor, dass die Beurteilerin ihren
Verpflichtungen nicht fristgerecht nachkommt, bestimmt die Endbeurteilerin eine
andere geeignete Vorgesetzte der Beamtin zur Beurteilerin; Nr. 12.2.1 gilt
entsprechend.
12.3.1.2
In dem Beurteilungsgespräch soll das Leistungs-, Befähigungs- und Eignungsbild,
das die Beurteilerin innerhalb des Beurteilungszeitraumes gewonnen hat, mit der
Einschätzung der Beamtin abgeglichen werden, ohne eine verbindliche Bewertung
zu treffen.
Die Beamtin soll in dem Beurteilungsgespräch die Möglichkeit erhalten, solche
Sachverhalte darzulegen, die ihr für die Beurteilung wichtig erscheinen.
12.3.1.3
Die Beurteilerin und die Beamtin haben unter Angabe des Datums zu bestätigen,
dass das Beurteilungsgespräch stattgefunden hat.
12.3.2
Beurteilungsbeitrag
12.3.2.1
Ist die Beamtin am Beurteilungsstichtag oder war sie während des
Beurteilungszeitraums länger als 6 Monate abgeordnet, ist durch die
Personalstelle bei der Behörde, zu der sie abgeordnet ist oder war, ein
Beurteilungsbeitrag einzuholen und der Beurteilerin zur Verfügung zu stellen.
12.3.2.2
Hat die Beamtin während des Beurteilungszeitraums den Arbeitsplatz innerhalb
der Behörde gewechselt und kann die Beurteilerin die auf dem früheren
Arbeitsplatz erbrachten Leistungen nicht aus eigener Kenntnis beurteilen, so
hat sie sich die erforderliche Kenntnis z. B. durch Heranziehung sachkundiger
ehemaliger Vorgesetzter zu verschaffen, wenn der Einsatz auf einem früheren
Arbeitsplatz wenigstens 6 Monate betragen hat. Das gilt entsprechend, wenn die
Vorgesetzte den Arbeitsplatz gewechselt hat. Die Heranziehung ehemaliger
Vorgesetzter ist im Beurteilungsformular zu dokumentieren.
12.3.3
Mitwirkung der Personalstelle
Die Personalstelle berät bei der Anwendung der Beurteilungsrichtlinien. Sie
soll darauf hinwirken, dass im Einzelfall notwendige Maßnahmen nach Nr.
12.3.2.1 und 12.3.2.2 rechtzeitig vor Beginn des Beurteilungsverfahrens
durchgeführt werden. Die Beurteilungsbeiträge und notwendigen Informationen
gemäß Nr. 12.3.2.2 sollen zum Zeitpunkt des Beurteilungsgesprächs vorliegen;
zum Zeitpunkt der Erstellung des Beurteilungsvorschlags müssen sie vorliegen.
12.4
Bildung des Beurteilungsmaßstabs
Im Anschluss an die Beurteilungsgespräche ist der Beurteilungsmaßstab (Nr.
6.3)zu bilden.
Die Bildung des Beurteilungsmaßstabs obliegt der Endbeurteilerin. Sie lässt sich dabei in geeigneter Weise - etwa in einem gestuften Verfahren - von den Beurteilerinnen und den höheren Vorgesetzten (Nr. 12.5.2)beraten (Beurteilungskonferenzen). Der Gleichstellungsbeauftragten ist Gelegenheit zu geben, sich an der Maßstabsbildung zu beteiligen. Bei Beurteilungskonferenzen mit der Endbeurteilerin ist sie zu beteiligen; bei sonstigen Beurteilungskonferenzen ist ihr Gelegenheit zur Teilnahme zu geben. Weitere sachkundige Bedienstete können zur Beratung hinzugezogen werden.
Die an den Beurteilungskonferenzen Beteiligten sind in besonderer Weise zur
Vertraulichkeit verpflichtet. Die Erörterung personenbezogener Daten ist auf
den unbedingt erforderlichen Umfang zu beschränken.
12.5
Beurteilungsvorschlag
12.5.1
Die Beurteilerin fertigt in Kenntnis des festgelegten Beurteilungsmaßstabs, an
deren Bildung sie beteiligt war (Nr. 12.4), jedoch vorrangig aus ihrer
unmittelbaren Kenntnis der Beamtin einen Beurteilungsvorschlag zur Bewertung
von Leistung und Befähigung (Beurteilungsvorschlag).
Der Beurteilungsvorschlag ist mit Datum und Unterschrift zu versehen und der
Endbeurteilerin auf dem Dienstweg zur Schlusszeichnung vorzulegen.
12.5.2
Höhere Vorgesetzte machen einen Vorschlag für eine Gesamtnote, indem sie dem
Vorschlag der Beurteilerin für eine Gesamtnote uneingeschränkt zustimmen oder
ein abweichendes Votum abgeben, das für die Beamtin nachvollziehbar zu
begründen ist. Sie machen zudem einen Vorschlag zur Beförderungseignung. Dabei
achten sie - vor dem Hintergrund ihrer umfassenderen Kenntnis der
Vergleichsgruppe und der Anforderungen des nächsthöheren Amtes - auf die
Schlüssigkeit des Eignungsvorschlages im Hinblick auf die getroffenen
Feststellungen zu Leistung und Befähigung. Sie haben ihre Bewertung im
Beurteilungsformular mit Datum und Unterschrift zu dokumentieren.
Führt der Dienstweg unmittelbar von der Beurteilerin zur Endbeurteilerin, macht
die Beurteilerin auch einen Vorschlag zur Beförderungseignung.
12.6
Beurteilung
12.6.1
Die Endbeurteilerin trifft abschließend die Gesamtbewertung, indem sie die
Gesamtnote der Leistungsbeurteilung festsetzt und über die Zuerkennung sowie
den Grad der Beförderungseignung entscheidet.
12.6.2
Stimmen Beurteilungsvorschlag und Beurteilung nicht überein, hat die
Endbeurteilerin die abweichende Beurteilung für die Beamtin nachvollziehbar zu
begründen.
Die Beurteilung ist zu datieren und von der Endbeurteilerin zu unterzeichnen.
12.7
Bekanntgabe
12.7.1
Die Beurteilung ist der Beamtin innerhalb von vier Monaten nach dem Beurteilungsstichtag
und vor Aufnahme in die Personalakte durch Übergabe bekannt zu geben. Eine
Bekanntgabe durch Übersendung einer Abschrift soll nur auf ausdrücklichen
Wunsch erfolgen.
12.7.2
Der Beamtin ist anzubieten, die Beurteilung zu besprechen und sich den Ablauf
des Beurteilungsverfahrens erläutern zu lassen. Dieses Gespräch soll
grundsätzlich zwischen der Beamtin und der Beurteilerin geführt werden. Hat
eine höhere Vorgesetzte ein vom Beurteilungsvorschlag abweichendes Votum
abgegeben, die Beförderungseignung nicht oder mit einem abweichenden Grad
zuerkannt, hat sie das Gespräch zu führen; dies gilt für die Endbeurteilerin
entsprechend.
12.7.3
Wenn die Beurteilung aufgrund einer mündlichen oder schriftlichen Gegenäußerung
der Beamtin geändert worden ist, ist ihr die geänderte Beurteilung vor Aufnahme
in die Personalakte durch Übergabe oder Übersendung einer Abschrift bekannt zu
geben. Beurteilungen und schriftliche Gegenäußerungen sind zu der Personalakte
zu nehmen.
13
Sonderregelung für Schwerbehinderte gemäß §2 SGB IX
13.1
Bei der Beurteilung der Leistung Schwerbehinderter sind gemäß §13 Absatz 3 LVO
nur etwaige behinderungsbedingte quantitative Leistungsminderungen zu
berücksichtigen. Qualitative Leistungsmängel werden nicht ausgeglichen.
13.2
Die Personalstelle teilt der Schwerbehindertenvertretung die bevorstehende
Beurteilung eines Schwerbehinderten rechtzeitig mit. Dadurch wird der
Schwerbehindertenvertretung ermöglicht, im Einvernehmen mit der Beamtin ein
vorbereitendes Gespräch mit der Beurteilerin zu suchen.
13.3
Im Beurteilungsgespräch (Nr. 12.3)soll zwischen den Beteiligten festgestellt
werden, ob eine durch die Behinderung bedingte quantitative Minderung der
Arbeits- und Einsatzfähigkeit Einfluss auf die Arbeitsleistung hat. Das
Ergebnis des Gespräches ist auf Wunsch der Beamtin in der Beurteilung zu
dokumentieren. Die Schwerbehindertenvertretung kann auf Wunsch der Beamtin zum
Beurteilungsgespräch hinzugezogen werden. Die Beteiligung der
Schwerbehindertenvertretung ist zu dokumentieren.
13.4
Stellen die Beteiligten fest, dass eine Minderung der Arbeits- und
Einsatzfähigkeit bei der Beurteilung zu berücksichtigen ist, so kann die
Schwerbehindertenvertretung im Rahmen der Bildung des Vergleichsmaßstabs zur
Beratung hinzugezogen werden (Nr. 12.4).
14
Geschäftsmäßige Behandlung der Beurteilungen
14.1
Beurteilungen sind vertraulich zu behandeln.
14.2
Die Beurteilung, Beurteilungsbeiträge (Nr. 12.3.2.1)sowie schriftliche
Gegenäußerungen sind in die Personalakte aufzunehmen; Entwürfe und Notizen sind
zu vernichten.
14.3
Eine Durchschrift der Beurteilungen der Beamtinnen des höheren Dienstes ist dem
Innenministerium vorzulegen.
14.4
Der Beurteilung ist ein Beurteilungsspiegel der jeweiligen Vergleichsgruppe
beizufügen, der in die Personalakte mit aufzunehmen ist. Dies gilt nicht,
soweit die Gefahr der Verletzung datenschutzrechtlicher Vorschriften besteht.
15
Ergänzungsregelungen
Das Innenministerium erlässt ergänzende Regelungen, um Besonderheiten im
Geschäftsbereich Rechnung zu tragen.
16
Schlussvorschriften
Diese Beurteilungsrichtlinien treten mit Wirkung vom 1. Januar 2002 in Kraft.
Gleichzeitig tritt der RdErl. des Innenministers vom 9. November 1995 (SMBl. NRW. 203034)außer Kraft.
MBl. NRW. 2002 S. 56, geändert durch RdErl. v. 19.10.2007 (MBl. NRW. 2007 S. 795).
Anlagen: